600135 : 乐凯胶片2012年度内部控制自我评价报告
乐凯胶片股份有限公司
2012年度内部控制自我评价报告
乐凯胶片股份有限公司全体股东:
为完善和优化内部控制,健全统一、规范、有效运行的内部控制体系,全面
提升公司经营管理水平和风险防控能力,根据《企业内部控制基本规范》(以下
简称“基本规范”)及《企业内部控制评价指引》(以下简称“评价指引”)等法
律法规和规范性文件的要求,乐凯胶片股份有限公司(以下简称“公司”)董事会
对公司内部控制的有效性进行了自我评价。
一、董事会声明
公司董事会及全体董事保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或
重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。
公司董事会负责建立健全并有效实施内部控制;监事会对董事会建立与实施
内部控制进行监督;经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。
公司内部控制的目标是:合理保证公司经营合法合规,资产安全,财务报告
及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进公司实现发展战略。由于内部
控制存在固有局限性,故仅能对实现上述目标提供合理保证。
公司内部控制的目标是:合理保证企业经营合法合规、资产安全、财务报告
及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。
公司在进行内部控制的建立、实施和评价时,考虑了内部环境、风险评估、
控制活动、信息与沟通、内部监督五项要素。
二、内部控制评价工作的总体情况
本次公司内部控制评价工作由董事会审计委员会领导,公司董事会授权公司
审计部负责内部控制评价的具体组织实施工作,成立了以公司总经理为组长,副
总经理及审计部、安全生产管理部主要负责人为副组长,审计部全体员工、各部
门负责人及业务骨干组成的评价工作小组。
公司审计部对内控设计及执行的有效性进行检查和评价,以促进公司完善内
部控制体系,改善经营管理,提高经济效益。审计部向董事会下辖的审计委员会
报告,日常工作由总经理协调开展。公司在复核、分析并汇总所属各单位内部控
制评价报告的基础上形成了本评价报告。
公司于2009年度聘请北京安禾风险管理技术有限公司协助本公司开展了内
控体系建设工作;公司本年度聘请立信会计师事务所对公司内部控制有效性进行
了独立审计。
三、内部控制评价的依据
为了规范内部控制评价程序和评价报告,揭示和防范风险,公司根据基本规
范及评价指引等法律法规的要求,结合公司内部控制制度和《内部控制评价手
册》,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,对公司截至2012年12月31
日内部控制的设计与运行的有效性进行评价。
四、内部控制评价的范围
内部控制评价的范围涵盖了公司本部及所属分、子公司的各种经济业务和事
项;纳入审计范围的业务和事项主要包括:公司整体层面控制,财务报告、税务
管理、采购与付款、预算管理、货币资金管理、投资管理、工程项目、生产存货
与成本、关联交易、固定资产、研发管理、销售与收款、人力资源管理、信息系
统管理等14项具体业务流程。
上述业务和事项的内部控制涵盖了目前公司经营管理的主要方面,不存在重
大遗漏。
五、内部控制评价的程序和方法
内部控制评价工作严格按照基本规范、评价指引及《内部控制评价手册》规
定的程序执行。内部控制评价工作以工作小组的形式开展,制定了评价工作方案,
进行了基本情况的了解和重点范围的检查测试,在各单位自我评估基础上,内控
评价工作组汇总自我评价结果,按照评价工作方案确定的内部控制评价范围,实
施现场测试,分析、汇总评价结果,编制评价报告,与被评价单位进行沟通、反
馈,对需要完善改进的方面提出了建议。
评价过程中,我们依托公司《内部控制手册》,采用调查问卷、个别访谈、
实地查验、抽样检查和比较分析等适当方法,通过现场检查记录或文件、观察询
问、抽样分析、穿行测试等工作程序,对公司主要业务流程进行梳理、测试、分
析,广泛收集公司内部控制设计和实际运行是否有效的证据。
六、内部控制评价的内容
公司在制定了有效内部控制制度的基础上,各项业务及事项严格执行了内部
控制制度,具体情况如下:
(一)内部环境
公司以基本规范有关内部环境的要求,以及应用指引中关于组织架构、发展
战略、人力资源、企业文化、社会责任等内容为依据,对公司内部环境要素进行
了认定和评价。
1、组织架构
公司建立了规范的由股东大会、董事会、监事会、以及经理层组成的公司治
理结构。公司治理结构的设立严格满足《公司法》等相关法律法规及中国证监会
等外部监管机构的监管要求。本公司持续建立健全董事会、监事会和经理层的治
理架构、议事规则和决策程序,公司管理层严格履行《公司法》和《公司章程》
所规定的各项职责。 股东大会是公司的最高权力机构,按照《公司法》、《公
司章程》等法律、法规和规章制度规定的职权范围,对公司经营方针、投资计划,
重大交易事项,公司资本变动、任免董事监事等重大事项进行审议和决策。公司
制定了《股东大会议事规则》,能够确保所有股东特别是中小股东享有平等地位,
确保所有股东能够充分行使自己的权利。
董事会是公司常设决策机构,对股东大会负责。董事会按照《公司法》、《公
司章程》、《董事会议事规则》等法律、法规和规章制度规定的职权范围和股东
大会授权范围行使职权并执行股东大会各项决议。董事会下设投资管理委员会、
董事会提名委员会、审计委员会和薪酬与考核委员会四个专门委员会,并分别制
定了各专门委员会工作细则,规范各委员会的职责。
董事会由董事长及董事共9人组成,包括非独立董事6人,独立董事3人。董
事会设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司
股东资料管理,办理信息披露事务等事宜。董事会审计委员会下设审计部,按照
公司制定的《内部审计管理制度》《审计问题整改落实管理办法》等制度,开展
公司内部审计、监督检查工作,采取定期与不定期检查方式,对公司和所属单位
财务、重大项目、生产经营活动等进行审计、核查,并对公司内部管理体系以及
所属单位内部控制制度的情况进行监督检查,独立行使审计监督职权。
监事会由3名监事组成,设召集人1人。监事会是公司的监督机构,对股东大
会负责。监事会按照《公司法》、《公司章程》、《监事会议事规则》等法律、
法规和规章制度规定的职权范围,对公司财务状况,依法运作情况,董事会对股
东大会决议的执行情况,董事、高级管理人员在执行公司职务时有无违反法律、
法规的情况进行监督、检查,并就公司重要事项发表意见。
经理层由总经理、副总经理、财务负责人共5人组成。经理层是公司的执行
机构,对董事会负责。公司制定了《总经理工作细则》,根据规定,总经理负责
主持公司的生产经营管理工作、公司年度计划和投资方案、拟订公司的内部管理
机构设�Z方案、拟订公司的基本管理制度、制订公司的具体规章等。
公司目前已经按照相关规范运作制度和内部管理制度的规定,设�Z了与经营
管理相适应的各级管理部门(具体包括:综合部、党委工作部、人力资源部、审
计部、资产财务部、装备部、规划发展部、研究开发部、安全生产管理部、品质
控制部、信息部)。
2、发展战略
公司“十二五”期间的发展战略是:用五年左右的时间完成由单一的传统影像
材料生产制造企业向影像材料和新型膜材料生产制造企业的转变,未来业务领域
的几个重点方向:影像材料、新能源材料、功能膜材料以及资本运作,逐渐形成
以新能源材料为主,功能膜材料与影像材料进行新老产业交替的新局面。
3、人力资源
公司坚持以人为本的原则,根据《中华人民共和国劳动合同法》等法律、法
规规定,制定了《员工招聘配�Z管理程序》、《员工绩效管理》、《薪酬管理》、
《劳动合同管理》、《职工培训控制程序》、《员工职业发展管理》等人力资源
相关管理制度。
公司建立并实施了科学的员工聘用、调配、培训、薪酬管理、考核与评价、
奖惩、晋升与淘汰等人力资源政策;倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队
协作精神,注重加强法制教育,以增强董事、监事、高管和员工的法制观念。
4、企业文化
公司拥有并推行明确的企业使命(承载时代信息,服务现代生活)、经营理
念(开拓创新、你我同心)、核心价值观(服务为本、奉献为先)、以及“铸乐
凯品牌,争创国际一流企业”的公司愿景。在此基础上,公司又注入了集团公司
“以国为重、以人为本、以质取信、以新图强”的核心价值观和“自信自强、无
私无畏、敢想敢为、尽善尽美”的企业精神。公司牢牢把握益于环境、最大满足
客户需求的使命,以主题意识、责任意识、效率意识、创新意识为公司文化基点,
创造条件激发员工的创新潜能。
5、社会责任
公司高度履行对国家和社会的全面发展、自然环境和资源,以及消费者、供
应商、客户、职工、股东、债权人等利益相关方所应承担的责任。在经营活动中,
遵循自愿、公平、等价有偿、诚实信用的原则,遵守社会公德、商业道德,自觉
接受政府和社会公众的监督。
(二)风险评估
公司制定了《应急准备和响应控制程序》、《重大事件应急预案》等制度。
按照基本规范有关风险评估的要求,以及内部控制应用指引中所列主要风险为依
据,公司结合不同发展阶段和业务拓展情况,持续收集经营管理过程与风险变化
相关的信息,进行风险识别和风险分析,及时调整应对策略。
按照公司董事会对风险管理工作要求,公司2012年的风险管理工作围绕风险
识别、风险评估、制定风险管理策略、提出解决方案、风险控制评价等展开。公
司各部门负责人在了解业务部门的经营目标和职责的基础上,识别各类风险,并
确定所能承担的风险,从而对企业难以承担的风险进行识别,并采取相应的控制
措施来管理企业的风险。
通过重新梳理、评估,确定了2013年度需要重点关注的影响公司目标实现的
十项主要风险,其中运营类为采购风险,人力资源风险,研发风险;市场类为行
业风险、市场需求及汇率利率风险;法律类为合同风险,财务类应收风险等。对
每项风险分析风险动因、风险发生可能性及影响,提出规避风险事件的措施和管
理方案。
(三)控制活动
公司主要通过预防性控制与发现性控制相结合的方法,采取相应的控制措
施,将风险控制在可承受度之内。公司各项控制活动体现在各业务和管理流程的
控制点上。
公司通过《公司章程》、《部门职责》以及《内部控制手册》等各项管理制
度、程序文件的方式,来综合考虑各类控制活动的合理搭配设计,并且通过要求
各部门贯彻该内控标准,来达成对合理设计的各项控制活动的遵循。采取的控制
措施一般包括:
1、不相容职务分离控制
本公司和所属子公司的《公司章程》对股东大会、董事会、监事会的职责进
行了明确的划分,三会制定了有效的议事规则,各司其职、各负其责、相互独立、
相互监督。
公司董事会下设四个委员会,每个委员会皆有特定的职责权限,制定有委员
会工作细则。
公司各职能部门都制定了明确的部门职能,每个工作岗位都编制了岗位说明
书,以确保不相容职务分离。
2、授权审批控制
对金额和性质不同的各项一般交易、关联交易和风险投资项目的授权程序,
公司都进行了详细的规定。公司下属各单位也制定有相关的授权规定。公司高管
及各级管理人员在授权范围内行使职权和承担责任,对于重大业务和事项,实行
集体决策审批。
3、会计系统控制
公司严格执行国家统一的会计准则制度及相关法律法规,建立了《财务组织
机构及人员管理》、《财务收支管理》、《资金预算管理》等内部管理与控制制
度,进行会计基础管理工作,明确会计相关处理程序及会计资料的真实完整。2012
年开始,公司按照董事会的要求,开展了会计基础工作规范达标验收工作,对财
务报告编制、合并、内部审核、披露、报送、分析和审计等,执行具体而严格的
工作程序,完善工作流程,保证会计核算及财务报告信息的真实、准确、完整。
4、资金管理
公司制定了《货币资金管理》等制度,规范资金筹集、使用及报销行为,以
提高资金使用效率和效益,防范财务风险,保证公司资金安全。
5、财产保护控制
公司建立了《固定资产管理》、《账销案存资产管理》、《存货盘点管理》
等财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账
实核对等财产保护措施,对资产的购�Z、日常管理、使用、处�Z等工作进行规范,
明确工作流程和操作细则。
6、工程项目
公司制订了《工程造价管理》、《建设项目负责人管理》等制度,建立了工
程项目管理流程,加强设计优化和概算审查,严格执行开工批复管理,强化对工
程造价、质量和工期的目标控制。
7、采购业务
公司制定了《原材料采购控制程序》、《供方管理程序》、《原材料检验及
处理程序》等采购供应制度和程序文件,对采购物资的程序、材料检验、验收及
入库手续、付款条件等都做出了明确要求。
8、预算控制
公司将全面预算管理列为企业管理的重要内容,在公司《内部控制手册》中
建立了预算管理流程,从预算准备,预算的确认、分解与下达,预算编制与审批,
预算执行与控制,预算信息反馈,预算调整、预算的考核等方面明确规范公司预
算管理行为。
公司每年的预算工作由预算管理委员会负责,预算管理办公室具体实施,各
单位专业预算组制定本单位预算,并经过多次反复论证和审批之后付诸实施。
9、运营分析控制
公司制定了《财务分析管理》制度,建立了公司运营情况分析制度,由资产
财务部组织实施。资产财务部根据控股子公司及各部门、各单位上报的财务和生
产经营等内部信息,综合经济形势走势和行业政策变化等外部信息,对公司生产
经营情况深入分析,通过月度、季度、半年度和年度经济活动分析会等形式,各
单位进行沟通,发现问题、查找原因并解决改进。
10、公司关联交易的内部控制情况
公司制定了关联交易管理流程,对公司关联方性质、关联交易的原则、关联
交易的决策程序、关联交易的披露等进行明确,公司发生的关联交易严格依照公
司《关联交易管理办法》的规定进行记录和披露等,保证了披露信息的公正准确,
满足监管机构的管理要求。
11、公司对外担保的内部控制情况
公司明确规定了对外担保的基本原则、对外担保对象的审查程序、对外担保
的审批程序、管理程序等。
12、公司募集资金使用的内部控制情况
公司建立有《募集资金管理规定》,规定对募集资金的管理、使用、信息披
露等,并严格执行对募集资金使用的内部控制。
13、公司重大投资的内部控制情况
公司章程及总经理工作细则中都规定在股东大会授权范围内,由董事会决定
对外投资、收购事项,管理层负责拟定方案和组织实施。公司董事会下设投资管
理委员会。公司投资项目的立项、论证、审批、实施及管理均符合公司章程和《固
定资产投资管理》、《短期投资管理》等专项规定。
14、合同管理
公司制定了《合同管理》、《印章使用管理标准》等制度,对合同授权审批、
合同签署、合同纠纷处理、统计分析及归档进行有效管理,制定了明确的管理流
程,对合同专用章的使用进行严格控制,避免未授权使用。
(四)信息与沟通
公司建立了相应的内部信息与沟通机制以提高信息沟通的效果和效率。主要
包括:
1、内部信息沟通
公司制定了《信息披露管理制度》,对公司各类信息进行了明确分类,确
定了各类信息的归口管理部门,规定了各类信息的报告内容、时间、形式等要求,
公司内部信息传递顺畅、及时。
公司建立了相应的管理层议事机制及报告机制。管理层议事机制包括董事
会,各部门的例会等。具体的议事机制明确有会议题范围,参与人员和会议日期
安排要求等。
2、外部信息沟通
公司制定了《对外公务接待工作的有关管理规定》,利用多种渠道和机制,
与投资者、媒体、监管机构保持顺畅的沟通和联络。公司制订了《内幕信息及知
情人管理制度》,对内幕信息的保密管理及在内幕信息依法公开披露前的内幕信
息知情人的登记管理进行了规定。
3、信息系统
公司制定了《计算机信息化管理标准》、《信息部项目开发与维护规范》、
《计算机系统运行管理控制程序》等制度,保证了信息系统通畅和安全。
公司建立了ERP财务软件系统,保证了财务数据的真实性、准确性、及时性。
4、反舞弊机制
公司各单位和部门坚持以权力运行和重要业务为监督重点,结合公司实际,
重点针对产品销售、基建项目、物资采购、财务管理等业务环节,加强对管人、
管财、管物的过程监控。
(五)内部监督
公司按照上级监管部门、《企业内部控制基本规范》以及内部控制各项应用
指引中有关内部监督的要求,通过多种渠道、多种方式对公司建立并执行内部控
制情况进行持续性的监督。
1、公司设立了审计部作为内部审计部门,在公司董事会审计委员会的指导、
监督下,依照有关法律、法规独立行使审计监督职权。
2、日常监督。公司监事会对董事会运作、董事会成员及公司高级管理人员
履职进行监督,时刻关注阻碍公司经营目标实现、威胁公司资产安全、隐瞒公司
信息真实、违反法律法规的风险行为,并要求改正和改进。
董事会下设审计委员会,协助董事会审查公司全面风险管理和内部控制制度
的建立健全,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况,协调内部控制
检查和审计,并对公司年度《内部控制自我评价报告》进行审议。
七、内部控制缺陷及其认定
公司根据基本规范、评价指引对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,
结合公司规模、行业特征、风险水平等因素,研究确定了适用公司的内部控制缺
陷具体认定标准如下:
缺陷分类 发生可能性 影响程度
定量判断 定性判断
一般情况下 税前利润损失 ◆对日常经营业务的效率和
不会发生或 占年度利润预 效果产生较小影响
一般缺陷
较少情况下 算目标的1%以 ◆除重大缺陷和重要缺陷以
发生 下 外的其他控制缺陷
某些情况下 税前利润损失占 ◆一个或多个控制缺陷的组合,
发生 年度利润预算目 对控制目标的影响程度虽低于
重要缺陷 标的1%至5%(含 重大缺陷,但仍有较大可能导致
1%) 企业无法及时防范或发现偏离
控制目标的情形
较多情况下 税前利润损失占 ◆一个或多个控制缺陷的组合,
发生或常常 年度利润预算目 可能严重影响企业内部控制的
重大缺陷 会发生 标的5%及以上 有效性,进而导致企业无法及时
防范或发现严重偏离控制目标
的情形
认定存在内部控制运行缺陷或设计缺陷,主要考虑:未实现规定的控制目
标;未对业务风险做出应对;未执行规定的控制活动;突破规定的权限;不能提
供或及时提供控制运行有效的相关证据。只要满足缺陷类别下某一认定要求,即
认定为该类缺陷;同时,我们还考虑如下因素:
关注重大缺陷可能性的迹象:更正已经公布的财务报表;当期财务报表存
在重大错报,而内部控制在运行过程中未能发现该错报;审计委员会和内部审计
机构对内部控制的监督无效;公司董事、监事和高级管理人员的舞弊。
关注缺陷组合风险:缺陷与偏离目标可能性之间不仅存在着一一对应关系,
还存在着缺陷组合的风险叠加效应。也就是说,即使单项控制缺陷影响财务报表,
虽然错报影响金额较小,但是如果存在多项控制缺陷综合作用下,极有可能导致
某项错报超过重要性水平,也可能构成重大缺陷。
考虑补偿性控制的作用:补偿性控制是其他正式或非正式的控制对某一控制
缺陷的遏制或弥补。如果补偿性控制有效且有足够精确度,也可以防止或发现并
纠正可能发生的重大错报、减少经济损失或偏离经营目标的程度。
根据上述认定标准,结合公司日常监督和专项监督情况,本次内部控制评价
过程中未发现报告期内存在重大缺陷。
八、内部控制有效性的结论
公司董事会认为,公司已经按照法律法规和证券监管部门的要求建立了合理
的法人治理结构,建立了较为健全的内部控制体系并得到有效执行,公司的内部
控制制度在所有重大方面完整、合理及有效,能有效防止、发现和纠正重大错误
与舞弊,合理保证公司经营管理的正常运作和会计资料的真实性、合法性、完整
性,确保公司财产物资的安全完整,不存在重大缺陷。
公司自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生对
评价结论产生实质性影响的内部控制的重大变化。
内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,
并随着情况的变化及时加以调整。随着公司的发展壮大、外部环境的变化和管理
要求的不断提高,未来期间仍需要不断改进控制缺陷、完善内部控制制度,规范
内部控制制度的有效执行,强化内部控制监督检查,促进公司健康、可持续发展。
乐凯胶片股份有限公司董事会
2013年3月19日
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